Als Partnerorganisation haben Sie die Möglichkeit, die gesammelten Stunde Ihrer Mitarbeiter:innen mittels Import-Liste ins Admin-System einspielen zu lassen.
Da die Listen automatisiert importiert werden, können wir ab sofort keine manuelle Fehlerkorrektur mehr durchführen. Bevor Sie uns eine Import-Liste schicken, achten Sie daher bitte darauf, dass Sie diese korrekt ausgefüllt haben. Andernfalls können Ihren Stunden möglicherweise nur teilweise oder gar nicht importiert werden und Sie müssen die betroffenen Stunden manuell eintragen (siehe Stunden für Mitarbeiter:innen eintragen).
Folgende Punkte sind wichtig, damit wir Ihre Importlisten fehlerfrei importieren können:
- Verwenden Sie die offizielle Import-Vorlage: weiterlernen3_Stunden-Import-Vorlage.xlsx
- Verändern Sie die Kopfzeile der Import-Vorlage nicht
- Sammeln Sie die Stunden aller Mitarbeiter:innen in einem Dokument mit nur einem einzelnen Tabellenblatt (senden Sie uns nur eine einzelne Tabelle pro Partner-Organisation zu)
- Beachten Sie die syntaktischen/inhaltlichen Hinweise für jede einzelne Spalte:
- Projektmitarbeiter:in (E-Mail) Jene E-Mail-Adresse, mit der die:der Mitarbeiter:in im Admin-System angelegt ist. Die Adresse muss Buchstabe für Buchstabe übereinstimmen, sonst kann der Stundeneintrag nicht zugeordnet werden. Leerzeichen nach der E-Mail-Adresse führen ebenfalls zu einer Fehlermeldung.
- Datum Datum im Format YYYY-MM-DD ohne Leerzeichen (z.B. 2023-03-12 für den 12. März 2023)
- Beginnzeit Beginnzeit im Format HH:DD ohne Leerzeichen (z.B. 14:30 für halb drei Uhr Nachmittags)
- Dauer Ganzzahl in Stunden (z.B. 1, 2 oder 3 für eine, zwei oder drei Stunden)
- Online abgehalten Ja oder Nein, erster Buchstabe groß geschrieben, keine Leerzeichen
- Aktivität bzw. Service Folgende Services können eingetragen werden. Nur ein Service pro Zeile, keine Leerzeichen. Das Service muss exakt wie hier angegeben eingetragen werden, andere Schreibweisen können nicht zugeordnet werden:
- Lernbegleitung
- Elternarbeit
- Deutsch-Sprachförderung
- Unterstützung Geflüchtete
- Koordinierung Ehrenamtliche
- Laufende Fort- und Weiterbildung
- Projektunterstützung Projektpartner
- Das Service (siehe Spalte Aktivität bzw. Service) muss ein Service sein, das Ihre Partner-Organisation anbieten darf. Falls Sie nicht wissen welche Services Ihrer Organisation zugeordnet sind, kontaktieren Sie uns.
- Es muss jede Spalte pro Zeile ausgefüllt werden (keine Leerfelder)
- Einzelne Stundeneinträge einer:s Mitarbeiter:in dürfen sich nicht überschneiden (z.B. ein Eintrag mit Startzeit 12:00 und Dauer 2 Stunden und ein zweiter Eintrag mit Startzeit 13:30 und Dauer 1 Stunde am selben Tag sind nicht möglich)
- Mitarbeiter:innen dürfen nicht mehr als 8 Stunden pro Tag arbeiten
- Das Datum eines Stundeneintrags muss zwischen Projekteintritt und -austritt (siehe Projektmitarbeiter:innen anlegen) der:s jeweiligen Mitarbeiter:in liegen
- Die Projektstunden gesamt von Mitarbeiter:innen dürfen nicht überschritten werden
- Mitarbeiter:innen-Accounts müssen vollständig angelegt und von uns freigegeben sein
- Bevor Sie uns die Import-Liste schicken, überprüfen Sie auch, ob die Stunden bereits von Ihnen oder Ihren Mitarbeiter:innen manuell eingetragen wurden. Doppelte Einträge führen zu einer Fehlermeldung.
Wenn der Import von Stundeneinträgen aus Ihrer Import-Liste wegen Nichtbeachtung eines der hier genannten Punkte nicht funktioniert, können wir diese Stunden leider nicht erneut importieren. Sie müssen die Einträge in diesem Fall selbst manuell eintragen (siehe Stunden für Mitarbeiter:innen eintragen).