Als Admin einer #weiterlernen Partner-Organisation können Sie Projektmitarbeiter:innen anlegen. Diese erhalten anschließend einen eigenen Account, mit dem Sie Stunden abrechnen und Ihre Verfügbarkeit für Lernhilfe bearbeiten können.
- Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im Admin-System an.
- Navigieren Sie auf die Seite
- #weiterlernen 3.0 -> Benutzer:innen (für weiterlernen 3.0)
- #weiterlernen 3.1 -> Benutzer:innen (für weiterlernen 3.1)
- Klicken Sie auf den Button Neue:n Benutzer:in anlegen
- Füllen Sie alle Daten des:der anzulegenden Benutzer:in aus.
- E-Mail Adresse: Die E-Mail Adresse des:r Projektmitarbeiters:in. Bitte beachten Sie, dass diese Adresse im System noch nicht vergeben sein darf - Sie können also keinen Mitarbeiter:innen-Account mit der E-Mail Adresse Ihres Administrator-Accounts anlegen.
- Projektstunden (gesamt): Dabei handelt es sich um die Gesamtstunden, welche der:die jeweilige Projektmitarbeiter:in voraussichtlich im gesamten Zeitraum machen wird. Diese Angabe wird für die Freigabe durch den Fördergeber benötigt, sie dient als eine Art Maximalstundenzahl - mehr Stunden können für diese PM:in auf den kompletten Projektzeitraum nicht abgerechnet werden.
- Stundenausmaß der Tätigkeit im Projekt: dies betrifft die Stunden, welche die jeweilige Projektmitarbeiter:in tatsächlich pro Woche im Projekt #weiterlernen 3.1 leistet
- Projekteintrittsdatum: ab wann der/die Projektmitarbeiter:in im Projekt Stunden leistet
- (Voraussichtlicher) Projektaustritt: bis wann die Projektmitarbeiter:in voraussichtlich im Projekt tätig ist (spätestens 30.06.2023)
- Zugang zum Online-System: individuelle Steuerung, ob einer Projektmitarbeiter:in Zugang zum Online-System gewährt wird. Wenn diese Box aktiviert wird, erhalten Projektmitarbeiter:innen einen eigenen Zugang, über den Sie gehaltene Projektstunden eintragen können (Info: mit dem Projektmitarbeiter:innen Account ist es nur möglich Stunden einzutragen, Abrechnungen können nur über den Admin-Account durchgeführt werden. Weitere Infos zu den Accounts für Mitarbeiter:innen finden Sie hier: Accounts für Projektmitarbeiter:innen).
Diese Checkbox kann/soll v.a. deaktiviert werden, wenn die Projektmitarbeiter:in z.B. nur im Sommer aktiv war und aktuell nicht mehr aktiv im Projekt tätig ist. - Vollständig angelegt: gibt an, dass Sie mit dem Anlegen der:des Benutzer:in fertig sind. Wählen Sie diese Checkbox nicht aus, da Sie zuerst noch weitere Dokumente hochladen müssen.
- Klicken Sie zum Speichern der neuen Benutzer:in auf den Button Benutzer:in anlegen
- Sie sehen den:die neue Benutzer:in jetzt auf der
- Mitarbeiter:innen-Seite (für #weiterlernen 3.0)
- Mitarbeiter:innen-Seite (für #weiterlernen 3.1)
- Klicken Sie in der entsprechenden Zeile auf die Schaltfläche Dokumente hinzufügen
- Auf der folgenden Seite können Sie alle Dokumente hochladen, die zum Anlegen des:r neuen Nutzer:in notwendig sind. Wählen Sie die Dokumente aus und speichern Sie diese jeweils einzeln durch einen Klick auf den Upload-Button.
- Bei Freien Dienstnehmer:innen benötigen wir Lebenslauf und Vertrag
- Bei Angestellten Projektmitarbeiter:innen benötigen wir außerdem noch eine Arbeitsplatzbeschreibung
- Bei Angestellten Projektmitarbeiter:innen, die zu 100% im Projekt tätig sind, benötigen wir zusätzlich auch noch eine ÖGK-Anmeldebestätigung. Laden Sie diese bitte ebenfalls unter dem Punkt Vertrag hoch.
- Sobald Sie alle notwendigen Dokumente hochgeladen haben, können Sie die:den neue:n Mitarbeiter:in als vollständig angelegt markieren und somit freigeben. Klicken Sie dazu auf der Mitarbeiter:innen-Seite (für #weiterlernen 3.0) bzw. Mitarbeiter:innen-Seite (für #weiterlernen 3.1) in der entsprechenden Zeile auf die Schaltfläche Benutzer:in bearbeiten
- Wählen Sie nun die Checkbox bei Vollständig angelegt aus und klicken Sie auf speichern.
- Fertig: die:der neue Projektmiterbeiter:in ist nun fertig angelegt. In einem nächsten Schritt kontrollieren wir die von Ihnen hochgeladenen Dokumente (und senden dem:der Mitarbeiter:in ein E-Mail zur Aktivierung des Accounts zu, wenn Sie den Zugang zum Online-System aktiviert haben).
Wie Sie bereits angelegte Mitarbeiter:innen bearbeiten können, haben wir hier beschrieben: Projektmitarbeiter:innen bearbeiten