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C - Die Prozesse/Workflows auf admin.weiterlernen.at (ADMIN)

Aktualisiert

Hier geben wir Ihnen einen Überblick über die notwendigen Prozesse, die ausführlichen Beschreibungen und Anleitungen finden Sie in den jeweiligen FAQ-Artikeln für Projektträger:innen (PT).

TN - Erfassung ALLER Teilnehmer:innen

  • NEU: Ab #weiterlernen 4.0 muss eine Registrierung ALLER TN (LB PT, LB dig. Buddy, Hardware) erfolgen. Zudem muss der Prüfbehörde eine Möglichkeit gegeben werden, TN direkt zu erreichen.
  • 2 Optionen der Erfassung:
    • Registrierung durch die TN via app.weiterlernen.at: Angabe aller benötigter personenbezogener Daten inkl. Nachweis der Zielgruppenzugehörigkeit* zwecks Verifizierung -> Prüfung der Daten durch talentify -> Freigabe -> Mailversand mit Gutschein-Code und Infos
      (Betreuen Sie TN in der LB, die sich selber via APP registrieren sollen, verweisen Sie gerne auf die FAQs für TN: Für Schüler:innen und Eltern)
    • Manuelles Anlegen von TN im ADMIN: Wie erfasse ich Teilnehmer:innen-Daten im ADMIN-System? Wir empfehlen, bei der Registrierung von TN entweder eine Bestätigung an den/die jeweilige TN via Hakerl in der Erstellungsmaske zu senden oder den generierten Gutschein-Code anderweitig zu übermitteln, da dieser auch für andere #weiterlernen-Angebote genutzt werden kann.
      Hinweis: Verantwortung für die Korrektheit der personenbezogenen Daten sowie für den Zielgruppennachweis liegt bei PT (es erfolgt keine Prüfung/Verifizierung durch talentify).
  • Übernahme in IDEA: Registrierung von TN via APP bzw. ADMIN -> Excel-Export der (neu hinzugekommenen) TN via Button im ADMIN durch PT (fortlaufend) -> Import der .csv-Datei in IDEA durch PT -> Ergänzung der Daten in IDEA von PT um Angaben auf den Stammdatenblättern -> In weiterer Folge werden TN-Daten im ADMIN sowie TN-ID aus IDEA ergänzt, zusätzlich zu einer Stammdatenblatt-Bestätigung.
  • Hinweis: Ziel der Bestätigung im ADMIN ist die konstante Datenhaltung im ADMIN, damit  der aktuelle Status für den Fördergeber via Dashboard jederzeit abbildbar ist.

*Zielgruppenzugehörigkeit: Aktuell gilt als Zielgruppennachweis ein Foto/Scan eines gültigen Schülerausweises.

 

TN - Stunden-Dokumentation

  • Wichtig: Zuordnung Stammdatenblatt mit TN-ID, Zuordnung Stunden mit CODE
  • Hinweis: Nur durch korrekte Dokumentation kann eine Zuordnung zu jeweiligen TN sowie die Prüfung der 8h+ pro TN erfolgen, des weiteren dient die Nutzung des ADMIN als einheitlicher Export durch die PT für die Abrechnung via IDEA. Die für die Abrechnung notwendigen Dokumente aus dem ADMIN werden exportierbar gemacht, so dass PT diese nicht manuell in IDEA eingeben müssen, sondern der Export aus ADMIN in IDEA importiert werden kann.
  • Stunden werden anhand der individuellen Gutschein-Codes mit TN gekoppelt.
  • Den PT stehen 3 Optionen für die Stunden-Dokumentation je PM zur Verfügung, alle relevanten TN-Daten sind durch TN-Registrierung bereits mit angelegt.
    • eigenständig durch PM via Zugang app.weiterlernen.at: PT setzt im ADMIN Haken bei entsprechendem PM -> automatisierter Emailversand an angelegte:n PM für LogIn/Passwortgenerierung für app.weiterlernen.at -> PM mit eigenem Zugang zu APP trägt Stunden sowie entsprechende TN (via TN-Name, sofern TN bereits dem PT zugeordnet, oder via CODE) eigenständig ein -> Einsicht in ADMIN -> Bestätigung durch PT-Admin
    • via PT im ADMIN: Admins tragen Stunden (dito) manuell im ADMIN ein
    • Import ins ADMIN: Importieren von Stundenlisten durch PT (NEU: Import erfolgt eigenverantwortlich durch Admin, nicht mehr durch talentify), durch die Neuerung der TN-Zuordnung ist die bisherige Import-Vorlage nicht mehr nutzbar und es wird eine neue Vorlage zur Verfügung gestellt, in der auch eine Zuordnung der Stunden zu CODE erfolgen muss
  • Hinweis: wie bisher gilt für alle 3 Optionen der Stunden-Dokumentation das 4-Augen-Prinzip -> Stundenbestätigung durch PT im ADMIN erforderlich
  • Details in FAQs:


TN - Stammdatenblatt

  • Bei mehr als 8 Stunden LB pro TN muss ein unterzeichnetes Stammdatenblatt (Vorlage via BMBWF) für den entsprechenden TN in IDEA angelegt werden, mit dem Anlegen werden alle relevanten Indikatoren erfasst und im Stammdatenblatt abgebildet
  • Empfehlung seitens BMBWF: von Beginn an Stammdatenblätter für ALLE TN führen
  • Prozess: -> PT exportiert TN aus ADMIN (fortlaufend) als .csv-Datei -> PT importiert TN via .csv-Daten in IDEA und ergänzt in IDEA um weitere Daten -> PT füllt gemeinsam mit TN Stammdatenblatt aus (digital oder händisch) und lässt es unterzeichnen -> PT lädt unterzeichnetes Stammdatenblatt als PDF in IDEA hoch, die ID generiert sich beim Upload des TN -> PT bestätigt im ADMIN das erledigte Uploaden bei entsprechenden TN -> Tipp: gleich in diesem Prozess die aus IDEA generierte TN-ID mit im ADMIN bei TN mit eintragen
  • Info: bei 8h+ eines/einer TN erfolgt Hinweis im ADMIN
  • Weitere Infos zur Befüllung von Stammdatenblättern - siehe FAQs des BMBWF

 

Registrierung von Projektmitabeiter:innen

  • NEU: Freigabe der PM erfolgt durch die ZWIST in IDEA 
  • Prozess: PMs wurden durch PT bereits mit dem Projektantrag benannt -> Prüfung durch BMBWF -> manuelle Übergabe PM durch BMBWF an talentify -> Option 1 - unsere Empfehlung: Übernahme freigegebener PM durch talentify aus IDEA in ADMIN  // Option 2: eigenständiges Anlegen von PMs im ADMIN durch PT und Bestätigung der Freigabe durch BMBWF
  • Unabhängig von Option 1 oder 2 muss im 2. Schritt durch PT im ADMIN der Haken gesetzt werden, sofern ausgewählt, dass Stunden-Doku via APP erfolgt (weitere Optionen für Stunden-Dokumentation siehe Abschnitt "Stunden-Dokumentation")
  • Änderungen bei PMs: Wechsel, Vertretungen, Stundenverschiebungen usw. werden via Änderungsantrag in IDEA eingereicht - weitere Infos dazu folgen seitens BMBWF im Rahmen einer weiteren Infoveranstaltung
  • Weitere Infos zur Registrierung von Projektmitarbeiter:innen - siehe FAQs des BMBWF

 

Zentrale Standortverwaltung aller PT

  • NEU: Prüfung der Standorte erfolgt durch ZWIST (und nicht mehr durch FLC), die Angaben dienen als Grundlage der Dokumentation für FLC.
  • Jeder Standort der PT muss angelegt werden für die Dokumentation der EU-Publizitätsvorschriften. Nebeneffekt: Berücksichtigung der Standorte in der LB-Suche für TN via APP.
  • Prozess: Anlegen aller Standorte im ADMIN + Zuordnung der entsprechenden PMs -> Hochladen aller erforderlichen Unterlagen/Belege hinsichtlich Publizitätsvorschriften, Querschnittsmaterialien und sonstiger Themen ->Prüfung durch ZWIST -> Option 1: bei positiver Prüfung -> Freigabe dienen Eingaben als Grundlage der Dokumentation für FLC // Option 2: bei negativer Prüfung erfolgt die Abwicklung der Nachforderungen via ADMIN
  • Details in FAQs: Wie verwalte ich meine Standorte? (coming soon)

 

Abrechnung

  • NEU: die Abrechnung erfolgt durch jede:n PT eigenverantwortlich mit dem BMBWF und nicht mehr zentral durch talentify. Das BMBWF empfiehlt allen PT das gründliche Lesen aller Handbücher sowie FAQs der bisherigen Infoveranstaltungen.
  • Für ein standardisiertes Verfahren nutzen die PT das ADMIN zum Export relevanter Daten für die Einreichung beim BMBWF. Ziel ist, dass auch bei der eigenständigen Abrechnung durch die einzelnen PT, Unterlagen im einheitlichen Standard eingereicht werden, um die Prüfung durch die Behörde zu ermöglichen.
  • NEU: Prüfung der TN und Stichproben der Stammdatenblätter erfolgt durch ZWIST und nicht mehr durch FLC
  • Weitere Infos zur Abrechnung folgen vom BMBWF, u.a. ist eine Infoveranstaltung zu gegebener Zeit vorgesehen.

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