Achtung: wenn Sie bereits Stammdatenblätter hochgeladen haben, müssen Sie diese Teilnehmer:innen nicht erneut anlegen sondern können die bestehenden Stammdatenblätter in Teilnehmer:innen konvertieren. Wie das geht haben wir hier beschrieben: Vohandene Stammdatenblätter in Teilnehmer:innen konvertieren
Im Rahmen der Abrechnung verlangt der Fördergeber Informationen über Projektteilnehmer:innen (in der Regel Schüler:innen) in der Form von Stammdatenblättern. Zur effizienten Generierung der Stammdatenblätter müssen die Teilnehmer:innen-Daten direkt in das Admin-System eingetragen werden.
Genereller Ablauf und Status
Eingetragene Teilnehmer:innen durchlaufen im Admin-System die folgenden Status:
- Erstellt: neu angelegte Teilnehmer:innen. Als nächstes müssen Sie noch die Indikatoren hinzufügen
- Indikatoren erfasst: Teilnehmer:innen mit vollständig erfassten Indikatoren. Als nächsten werden die gesammelten Daten von uns ins ZWIMOS System übernommen
- Exportiert: Teilnehmer:innen-Daten wurden von uns bereits exportiert und können daher nicht mehr bearbeitet werden
- Synchronisiert: Die vom ZWIMOS System vergebene Teilnehmer-Id und Teilnehmer-Nummer wurden von uns ins Admin System importiert und können nun eingesehen werden. Als nächstes müssen Sie die Teilnehmer-Id am gedruckten Stammdatenblatt ergänzen und einen Scan davon hochladen
- Hochgeladen (Externes System): Der Scan des original-Stammdatenblatts wurde von unserem Team ins ZWIMOS-System hochgeladen
Ablauf für Partner Orga-Admins
Um Ihre Teilnehmer:innen zu erfassen melden Sie sich im Admin System unter https://admin.weiterlernen.at an und klicken auf den Button Teilnehmer:innen.
Falls Sie bereits Stammdatenblätter hochgeladen haben, können Sie diese in Teilnehmer:innen konvertieren. Wie das geht haben wir hier beschrieben: Vohandene Stammdatenblätter in Teilnehmer:innen konvertieren
Die Teilnehmer:innen-Übersichtsseite
1. Teilnehmer:innen anlegen
Klicken Sie auf den Button Teilnehmer:in anlegen, füllen Sie alle Daten aus und klicken Sie auf den Button Teilnehmer:in anlegen.
Info: Wir haben dieses Formular 1:1 analog zum ZWIMOS System gestaltet. Daher ist sowohl die Angabe von Geburtsdatum als auch Geburtsjahr möglich. Mindestens eines dieser beiden Felder ist ein Pflichtfeld, wenn Sie ein exaktes Geburtsjahr angeben, lassen Sie das Feld Geburtsjahr bitte einfach frei.
2. Indikatoren erfassen
Für Teilnehmer:innen, die Sie als "Teilnehmer:in hat 8 oder mehr Stunden" markiert haben, müssen Sie nach dem anlegen noch Indikatoren erfassen. Klicken Sie dazu in der Teilnehmer:innen-Liste beim jeweiligen Eintrag auf den Link Indikatoren bearbeiten (dieser Link befindet sich sehr weit rechts in der Liste, möglicherweise müssen Sie horizontal scrollen).
Geben Sie auf der folgenden Seite alle Indikatoren an und klicken Sie auf Eintrittsindikatoren speichern.
3. Warten, bis Teilnehmer:innen synchronisiert wurden
Alle Teilnehmer:innen werden von uns manuell regelmäßig synchronisiert. Dies kann bis zu einigen Tagen in Anspruch nehmen. Sollte sich bei einem:r Teilnehmer:in der Status länger nicht ändern, geben Sie uns bitte Bescheid!
4. Stammdatenblatt vervollständigen und hochladen
Info: Wenn Sie diese:n Teilnehmer:in aus einem Stammdatenblatt konvertiert haben, ist der Upload bereits erledigt und Sie brauchen hier nichts mehr tun.
Wenn Sie auf den Button Identifikatoren einblenden klicken, werden Ihnen zu allen Teilnehmer:innen mit Status >Synchronisiert die Teilnehmer-Id und Teilnehmer-Nummer angezeigt. Ergänzen Sie diese Daten auf dem gedruckten Stammdatenblatt, wenn Sie dieses noch im Original vorliegen haben (andernfalls übernehmen wir diesen Schritt).
Anschließend Scannen Sie das komplette Stammdatenblatt. Klicken Sie in der Teilnehmer:innen-Liste beim jeweiligen Eintrag auf den Link Stammdatenblatt bearbeiten (dieser Link befindet sich sehr weit rechts in der Liste, möglicherweise müssen Sie horizontal scrollen) um den Scan hochzuladen.
Warum müssen die Teilnehmer:innen nur für #weiterlernen 3.1 eingetragen werden?
Im Projekt #weiterlernen müssen neben den Scanns der originalen Stammdatenblätter auch die darin enthaltenen Stammdaten (Angaben zu Teilnehmer:innen) im Abrechnungssystem ZWIMOS eingetragen werden. Bei #weiterlernen 3.0 wurden alle Stammdatenblätter vom Team talentify manuell abgetippt, was zu einem enormen Zeitaufwand auf unserer Seite führte.
Damit dieser Prozess bei #weiterlernen 3.1 effizienter abläuft, haben wir ein neues Feature entwickelt.
Bei #weiterlernen 3.1 werden Teilnehmer:innen-Stammdaten von den jeweiligen Partnerorganisationen in das talentify Admin System eingetragen und anschließend von uns gesammelt an das Ministerium zur weiteren Überprüfung weitergeleitet. Somit kann der ganze Prozess schneller abgewickelt werden.