Alle im Rahmen der Prüfung Ihrer #weiterlernen Projektdokumentationen entstandenen Rückfragen und Beanstandungen werden von uns ab sofort direkt im Admin System übersichtlich aufbereitet.
Hier können Sie einen Übersicht aller Beanstandungen sehen und diese auch gleich bearbeiten.
Übersicht
Die Übersicht über alle Beanstandungen zu Ihrer Organisation finden Sie im Admin System:
- Für #weiterlernen 3.0: Menüpunkt #weiterlernen 3 -> Beanstandungen
- Für #weiterlernen 3.1 wird diese Funktion verfügbar sein, sobald es im Rahmen der ersten Prüfung Beanstandungen gegeben hat
Auf der Übersichts-Seite sehen Sie zwei Kategorien von Beanstandungen:
- Generelle Beanstandungen zu Ihrer Organisation
- Beanstandungen zu einzelnen Mitarbeiter:innen (Benutzer:innen)
Um die Einzelheiten einer Beanstandung einsehen und sie bearbeiten zu könne, klicken Sie in der jeweiligen Zeile auf Details ansehen.
Beanstandung bearbeiten
Auf der Beanstandungs-Detail-Seite sehen Sie folgende Felder
- Status: gibt an, ob die Beanstandung schon bearbeitet wurde. Beanstandungen mit Status Neu warten auf Bearbeitung durch Ihre Organisation
- Allgemeine Informationen: Wortlaut der Beanstandung, wie wir sie von der Prüfinstanz erhalten haben
- Beantwortung der Beanstandung
- Textfeld: Hier können Sie ein Statement zur Beanstandung abgegeben. Vergessen Sie nicht, auf Statement speichern zu klicken um Ihre Änderungen zu persistieren
- Dokumenten Checkbox: Falls Sie Dokumente zur Bearbeitung der Beanstandung im Original verschickt haben, kreuzen Sie die entsprechende Checkbox an. Anschließend können Sie angeben, wann Sie die Dokumente verschickt habe. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit einem Klick auf Datum speichern
- Upload-Feld: Hier können Sie Dokumente hochladen. Wählen Sie dazu das jeweilige Dokument aus und klicken Sie auf Dateien hochladen. Auf diesem Weg können sie nacheinander mehrere Dokumente hochladen
- Wenn Sie mit der Bearbeitung der Beanstandung fertig sind (alle Dokumente hochgeladen und Statements ergänzt haben), klicken Sie auf Bearbeitung erledigt. Dadurch wird der Status auf Bearbeitet gesetzt - hier ist von Ihrer Seite vorerst alles erledigt
Was bedeutet der Status?
Jede Beanstandung hat in der Spalte ganz links einen der folgenden Stati zugeordnet:
- Neu: diese Beanstandungen wurden uns von den Prüfer:innen übermittelt und von uns ins Admin System übernommen. Neue Beanstandungen müssen von Ihnen bearbeitet werden
- Bearbeitet: Diese Beanstandung wurde bereits von Ihnen bearbeitet und wartet auf Kontrolle durch unser Team
- Bestätigt: Die Beantwortung der Beanstandung wurde von unserem Team im Rahmen des vier-Augen-Prinzips kontrolliert und freigegeben
- Übermittelt: Die Beantwortung der Beanstandung wurde von uns bereits an die Prüfstelle übermittelt. Alle Beantwortungen einer Begutachtungsrunde werden von uns immer gesammelt übermittelt